Gedächtnis der Stadt geht per Archivinformationssystem online

Eltville am Rhein. Seit Anfang der 1980er Jahre wurden die zur damaligen Zeit bestehenden Verwaltungsarchive der eingemeindeten Ortsteile Hattenheim, Erbach, Martinsthal und Rauenthal sowie das alte Verwaltungsarchiv der Stadt Eltville jeweils in einem Findbuch erfasst, in dem sich die Suche allerdings umständlich gestaltete. Eine Verbesserung stellte vor einigen Jahren die Übernahme dieser Findbücher in Excel-Listen dar, doch letztendlich war es für Interessierte noch immer nicht möglich, selbst auf die Suche nach Archivalien zu gehen. Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung nimmt das Stadtarchiv jetzt am Archivinformationssystem Arcinsys des Hessischen Landesarchives teil.

Arcinsys ist ein Art Online-Findbuch, das den Bestand eines Archives beinhaltet und durchsuchbar macht. Neben den großen hessischen Staatsarchiven sind auch viele Kreis- und Kommunalarchive sowie andere Archive aus ganz Hessen eingebunden. Über die Suchfunktion lassen sich ohne Anmeldung die Bestände aller teilnehmenden Archive nach einem Stichwort durchsuchen. 

Einige Archive haben bereits Digitalisate von Archivalien angefertigt und diese ebenfalls dort hinterlegt, sodass diese bequem am Rechner zu Hause angesehen und auch gespeichert werden können. Für angemeldete Nutzerinnen und Nutzer besteht zudem die Möglichkeit, Archivalien zu bestellen und diese dann beim jeweiligen Archiv vor Ort einzusehen.

Um die Archivalien den Nutzerinnen und Nutzern zugänglich zu machen, müssen diese im Vorfeld aus den bereits vorhandenen Findbüchern händisch in Arcinsys eingepflegt werden. Dies betrifft allein bei den fünf Verwaltungsarchiven insgesamt etwa 14.000 Archivalien, hinzu kommen noch unzählige andere Bestände wie Zeitungen und Zeitschriften, Karten, Pläne und Bilder, Standesamtsunterlagen, Nachlässe und Deposita und weitere. 

Das Einpflegen der etwa 80.000 Datensätze in Arcinsys wird derzeit von Mirjam Ehlers und Björn David vom Stadtarchiv Eltville übernommen. Aktuell sind bereits etwa 3.000 Datensätze der Stadt Eltville erfasst. Diese Erfassung nimmt viel Zeit in Anspruch, sodass es noch dauern wird, bis alle Bestände hinterlegt sind.

„Mithilfe des Archivinformationssystems möchten wir die vorhandenen Archivalien einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung stellen und damit besonders für Familien- und Heimatforschende eine Erleichterung schaffen“, erklärt Bürgermeister Patrick Kunkel.

Zu erreichen ist das Archivinformationssystem unter https://arcinsys.hessen.de/arcinsys/start. Sollten Nutzerinnen und Nutzer Interesse an Archivalien haben, können sie sich auch persönlich via E-Mail an stadtarchiv@eltville.de oder telefonisch unter 06123 697 305 melden und einen Termin zur Einsicht vereinbaren.

Eltville am Rhein, 29. Oktober 2024